GDPR · Verordening (EU) 2016/679
Privacybeleid
Nederlandse versie.
Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens is Roemenen uit Roeselare vzw (afgekort RuR vzw), een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, opgericht op 13.09.2018, met zetel te Kastanjestraat 19, 8800 Roeselare, België, Ondernemingsnummer 0704.584.046, RPR Gent, afdeling Kortrijk.
Voor vragen over persoonsgegevens kunt u ons schrijven op rurvzw@gmail.com. De vereniging heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; het bestuursorgaan behandelt uw verzoeken.
2. Welke gegevens verzamelen wij
Wij verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn om u te antwoorden, het lidmaatschap te beheren en tickets voor onze evenementen te verkopen:
- Contactformulier: naam, e-mailadres, uw bericht en toestemming (verplicht aan te vinken), met de verzenddatum.
- E-mail, WhatsApp of telefoon: uw nummer of adres, naam/profiel en de inhoud van de berichten.
- Bestellingen in de webshop (evenementtickets, lidkaarten, via WooCommerce): naam, e-mailadres, telefoonnummer, bestelde producten, bedrag, datum en betaalstatus. Uw kaart- of bankrekeninggegevens voert u rechtstreeks in bij Mollie, dat de betaling als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke verwerkt; wij zien of bewaren deze niet.
- Lidmaatschap: naam, contactgegevens, datum van toetreding en betaling van het lidgeld, in het ledenregister.
- Inschrijvingsformulieren op de pagina „Lidkaart” (sympathisant van RuR of lid dat het lidgeld via overschrijving/WhatsApp betaalt): naam en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel voor sympathisanten), gemeente, de aangevinkte vakjes voor leeftijd en informatie/toestemming, de keuze voor berichten (indien aangevinkt) en de verzenddatum. Sympathisanten van RuR zijn geen leden van de vereniging in de zin van de statuten en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen; zij betalen geen lidgeld en hebben geen stemrecht.
- Nieuwsbrief: e-mailadres en datum van toestemming, alleen als u deze optie aanvinkt (standaard niet aangevinkt).
- Technische gegevens die uw browser automatisch doorstuurt (IP-adres, browsertype, opgevraagde pagina), in de logbestanden van de server en de beveiligingsmodule.
- Foto’s en video-opnamen van evenementen, gepubliceerd op de website of sociale media. De volledige regeling staat in Algemene voorwaarden, §8.
Wij verzamelen niet bewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheid, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen enz.).
3. Doeleinden, rechtsgrond en bewaartermijn
| Situatie | Gegevens | Doel | Rechtsgrond (art. 6 GDPR) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Contactformulier of e-mail | naam, e-mail, bericht, toestemming | u antwoorden | gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f); voor inschrijving: stappen voorafgaand aan toetreding, art. 6(1)(b) | maximaal 2 jaar na het laatste bericht (formulierberichten worden na 730 dagen automatisch van de website verwijderd) |
| WhatsApp of telefoon (+32 492 16 21 76, Silvia Andrei) | telefoonnummer, naam/profiel, berichten | antwoord, informatie over inschrijving | art. 6(1)(b) / 6(1)(f) | zolang nodig om u te antwoorden en voor de inschrijving; daarna verwijderen we het gesprek |
| Bestelling in de webshop (ticket, lidkaart) | naam, e-mail, telefoon, bestelling, betaling | uitvoering van de bestelling, verzending van het ticket of de lidkaart, boekhouding | uitvoering van de overeenkomst, art. 6(1)(b); wettelijke verplichting, art. 6(1)(c) | boekhoudkundige documenten: 7 jaar vanaf 1 januari van het volgende jaar (wettelijk minimum) |
| Lidmaatschap | naam, contactgegevens, datum van toetreding, betaling van het lidgeld | beheer van het lidmaatschap, ledenregister (art. 9:3 WVV) | art. 6(1)(b) en 6(1)(c) | de betaling van het lidgeld blijft wettelijk 7 jaar in de boekhoudkundige documenten bewaard; ledenregister: tijdens uw lidmaatschap en gedurende een beperkte periode na de beëindiging |
| Sympathisant van RuR (gratis) | naam, e-mail, gemeente, telefoon (optioneel), toestemming | lijst van sympathisanten van RuR | toestemming, art. 6(1)(a); u kunt die op elk moment intrekken via rurvzw@gmail.com | zolang u op de lijst staat; u kunt zich op elk moment afmelden. Als wij 2 jaar geen enkel contact met u hebben gehad en u niet reageert op een vraag om herbevestiging, verwijderen wij u van de lijst. |
| Berichten voor sympathisanten (optioneel) | e-mail; telefoonnummer als u ook WhatsApp kiest | informatie over de activiteiten van de vereniging | toestemming, art. 6(1)(a), op elk moment intrekbaar | tot u zich afmeldt of van de lijst gaat |
| Inschrijving als lid via het formulier (betaling via overschrijving/WhatsApp) | naam, e-mail, telefoon, gemeente | toetreding en ledenregister (art. 9:3 WVV) | stappen voorafgaand aan de toetreding en lidmaatschap, art. 6(1)(b); wettelijke verplichting voor het register, art. 6(1)(c) | zoals bij „Lidmaatschap” |
| Statistieken per gemeente | gemeente (uit de formulieren en uit de bestellingen van de lidkaart) | rapportering aan Stad Roeselare van het aantal leden en sympathisanten per gemeente | gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f), en verenigbaar statistisch doel, art. 5(1)(b) en art. 89(1) GDPR. U kunt op elk moment bezwaar maken (art. 21). | wij geven alleen totalen per gemeente door, leden en sympathisanten samen; gemeenten met minder dan 5 personen vallen onder „Andere gemeenten”. De totalen bevatten geen persoonsgegevens meer. |
| Nieuwsbrief (optioneel) | e-mail, datum van toestemming | informatie over evenementen | toestemming, art. 6(1)(a), op elk moment intrekbaar | tot uitschrijving |
| Bezoek aan de website | IP, browser, opgevraagde pagina | werking en beveiliging (bescherming tegen aanvallen) | gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f) | serverlogbestanden bij Xania Hosting: de beperkte termijn die de hostingprovider vaststelt; logbestanden van de beveiligingsmodule: een beperkte termijn |
| Foto’s en video-opnamen op evenementen | uw afbeelding | publicatie op de website en sociale media | overzichtsfoto’s: gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f), met informatie en mogelijkheid tot weigering aan de ingang; portretten en kinderen: toestemming, art. 6(1)(a) en art. XI.174 WER | zolang ze gepubliceerd zijn; verwijdering op verzoek binnen maximaal 7 dagen |
| U start een YouTubevideo | zie Cookiebeleid | afspelen van de video | toestemming door te klikken, art. 6(1)(a) | volgens het beleid van Google |
Formulierinzendingen worden na 365 dagen automatisch van de website verwijderd, nadat wij ze in het ledenregister of op de lijst van sympathisanten hebben overgenomen. Het ledenregister en de lijst van sympathisanten bewaren wij in Google Drive (Google Sheets).
Nieuwsbrief via MailPoet. De RuR-nieuwsbrief wordt beheerd met MailPoet, rechtstreeks op onze website, niet via een externe dienst. U schrijft zich in met dubbele bevestiging (double opt-in): u ontvangt een bevestigingsmail en u staat pas op de lijst nadat u op de link in die mail klikt. U kunt zich op elk moment afmelden via de link in elke verzonden e-mail. Uw nieuwsbriefgegevens blijven op de hosting van de website.
4. Aan wie geven wij gegevens door
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor marketing. Wij delen ze alleen met leveranciers die onze werking ondersteunen:
- Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland, EU) verwerkt de betaling als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke, volgens de eigen privacyverklaring: mollie.com/be/privacy.
- Xania Hosting (Xania Media, ondernemingsnummer 0875.444.103, Mouscron, België) – hosting van de website. De server bevindt zich in de Verenigde Staten, bij subverwerker Interserver, Inc. (VS).
- Google (Gmail, waar berichten, bestelmeldingen en formulierinschrijvingen aankomen; Google Drive / Google Sheets, waar wij het ledenregister en de lijst van sympathisanten bijhouden; YouTube, alleen wanneer u een video start).
- Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram) en TikTok, alleen als u ons daar contacteert of volgt.
- Stad Roeselare ontvangt alleen geaggregeerde cijfers: het aantal leden en sympathisanten per gemeente. Wij geven geen namen, telefoonnummers, e-mailadressen of andere identificerende gegevens door.
- KBC Bank (België), de bank van de vereniging, voor betalingen en terugbetalingen; de boekhouder van de vereniging, indien van toepassing; overheidsinstanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt (bijvoorbeeld Google of Meta in de VS), gebeurt de doorgifte op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen. De server van de website staat eveneens in de VS: Interserver, Inc. is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Commissie van 10.07.2023). Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
5. Beveiliging
De website gebruikt een versleutelde verbinding (HTTPS), een beveiligingsmodule en beheertoegang uitsluitend voor personen die deze nodig hebben. Bij een beveiligingsinbreuk met risico voor uw rechten melden wij dit binnen 72 uur aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en informeren wij u rechtstreeks.
6. Minderjarigen
Alleen personen ouder dan 16 jaar mogen online bestellen. Tickets voor kinderen worden gekocht door de ouder of voogd. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder; als wij vaststellen dat wij dergelijke gegevens hebben, verwijderen wij ze. Dezelfde regel (vanaf 16 jaar) geldt voor de inschrijvingsformulieren op de pagina „Lidkaart”.
7. Uw rechten
U hebt zeven rechten met betrekking tot de gegevens die wij over u bewaren. U kunt deze kosteloos uitoefenen:
- inzage (art. 15) – een kopie van de gegevens, met het doel, de ontvangers en de bewaartermijn;
- rectificatie (art. 16) – wij verbeteren onjuiste of onvolledige gegevens;
- gegevenswissing (art. 17) – behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (bijvoorbeeld boekhoudkundige gegevens);
- beperking (art. 18) – wij schorten de verwerking op terwijl wij een betwisting onderzoeken;
- overdraagbaarheid (art. 20) – u ontvangt de gegevens in een gestructureerd bestand;
- bezwaar (art. 21) – tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- intrekking van toestemming (art. 7(3)) – op elk moment, zonder gevolgen voor eerdere verwerkingen.
Hoe: schrijf ons op rurvzw@gmail.com vanaf het adres dat u in uw contacten met ons gebruikt en vermeld welk recht u wilt uitoefenen. Wij antwoorden binnen maximaal één maand (art. 12(3)); bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en brengen wij u daarvan op de hoogte. Wij kunnen uitsluitend voor dit doel om bevestiging van uw identiteit vragen.
8. Klacht
Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel · +32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be · gegevensbeschermingsautoriteit.be. U hebt ook het recht om naar de rechtbank te stappen. Wij raden u aan eerst ons aan te schrijven.
10. Wijzigingen
Wij werken dit beleid bij wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De geldende versie is de versie die hier is gepubliceerd, met de datum bovenaan.
Zie ook: Algemene voorwaarden · Terugbetalingsbeleid · Cookiebeleid · Wettelijke vermeldingen